La régularisation tardive des charges constitue une source fréquente de litiges entre bailleurs et locataires. Elle soulève deux questions distinctes : le bailleur peut-il réclamer plusieurs années de charges non régularisées ? Le locataire peut-il, de son côté, obtenir le remboursement de provisions injustifiées ?
Un arrêt rendu par la cour d’appel de Nancy le 15 janvier 2026 apporte un éclairage sur l’articulation entre l’obligation de régularisation et les règles de prescription applicables aux rapports locatifs.
L’absence de régularisation annuelle n’efface pas automatiquement la dette
L’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que les charges récupérables peuvent être réglées sous la forme de provisions. Dans ce cas, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle.
Avant cette régularisation, le bailleur doit transmettre au locataire un décompte détaillé par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, il doit également préciser le mode de répartition retenu. Les pièces justificatives doivent ensuite être tenues à la disposition du locataire pendant une durée de six mois.
Le non-respect de cette périodicité ne prive toutefois pas automatiquement le bailleur de son droit de réclamer les charges réellement supportées. Il doit néanmoins établir que les dépenses sont récupérables et justifier précisément leur nature ainsi que leur montant.
Dans son arrêt du 15 janvier 2026, la cour d’appel de Nancy a confirmé que l’absence de régularisation annuelle ne fait pas disparaître le droit au paiement, dès lors que le bailleur communique les justificatifs nécessaires.
Cette solution ne dispense donc pas le propriétaire de son obligation de preuve. Une demande fondée sur des documents incomplets, des montants globaux ou des relevés insuffisamment détaillés peut être rejetée.
Le locataire conserve un droit effectif de contestation
Le locataire peut demander la communication des factures, des contrats d’entretien, des relevés de copropriété et de tout document permettant de vérifier les sommes réclamées. Il peut également contrôler que chaque dépense figure parmi les charges récupérables prévues par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Il peut notamment contester les dépenses non récupérables, les montants insuffisamment justifiés, les erreurs de répartition ou les provisions supérieures aux dépenses réellement engagées.
Le paiement des provisions sans réserve ne vaut pas renonciation à agir. Le locataire conserve la possibilité de demander la restitution des sommes indûment perçues, conformément aux principes applicables à la répétition de l’indu.
Une prescription de trois ans dont le point de départ est déterminant
L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une prescription de trois ans pour les actions dérivant du contrat de bail. Ce délai concerne aussi bien l’action du bailleur en paiement que l’action du locataire en contestation ou en restitution.
Pour une demande de remboursement de provisions indues, le point de départ du délai correspond, en principe, à la date à laquelle le locataire dispose des informations lui permettant d’identifier le trop-perçu. La régularisation des charges joue donc un rôle essentiel, puisqu’elle révèle l’écart éventuel entre les provisions versées et les dépenses réellement récupérables.
Le délai ne court ainsi pas nécessairement à compter du versement de chaque provision. En l’absence de régularisation, le bailleur peut rencontrer des difficultés pour opposer la prescription au locataire, faute de pouvoir établir que celui-ci connaissait les faits lui permettant d’agir.
En pratique, toute régularisation tardive doit être examinée poste par poste. Le bailleur doit conserver des justificatifs complets et respecter les règles de répartition. Le locataire doit, pour sa part, formuler par écrit toute demande de pièces ou contestation. Lorsque plusieurs exercices ou des montants importants sont concernés, une analyse juridique individualisée permet de déterminer les droits et obligations de chaque partie.
